Whistleblowing

Procedura segnalazioni (Whistleblowing)

Cos’è

Ai fini di garantire un efficace canale di comunicazione fra clienti, fornitori,dipendenti ed azienda per le segnalazioni relative a codice etico, regolamento aziendale e politiche di parità di genere è istituito in Stilnovo un Sistema Interno di Segnalazione e adottata una piattaforma di Whistleblowing.

Modalità di segnalazione

La segnalazione è inviata dal  segnalante al Responsabile SIS :

• tramite , in doppia busta chiusa, all’indirizzo Stilnovo -Servizio SIS, Località Andasso Strada Provinciale 75 per Giardinetto 1 15040 Castelletto Monferrato , all’attenzione del Responsabile SIS,in questo caso sarà possibile sia la segnalazione anonima che non;

• mediante invio all’apposito indirizzo e-mail SIS@Stilnovo-srl.com , riconducibile al Responsabile SIS.

In ogni caso, l’identità del segnalante sarà conosciuta solo dal responsabile SIS , che ne garantisce la riservatezza, fatti salvi i casi in cui le informazioni siano necessarie per le indagini o i procedimenti avviati dall’autorità giudiziaria in seguito alla segnalazione

• Tramite Tag Whistleblowing integrato sul sito istituzionale, https://whistleblowing.stilnovosrl.it che porta alla piattaforma di segnalazione con assegnazione di progressivo, che consentirà a chi scrive in anonimato di poter poi verificare lo stato d’avanzamento della stessa

Contenuto della segnalazione

Il segnalante deve fornire gli elementi utili alla ricostruzione del fatto e ad accertare la fondatezza di quanto segnalato.  La segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

• generalità del soggetto segnalante, con indicazione della qualifica professionale, sede di lavoro e recapiti (salvo il caso della segnalazione anonima);

• circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;

• chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;

• generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto o i soggetti che hanno posto in essere i fatti segnalati;

• eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione ed eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;

• ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati;

• dichiarazione del segnalante in merito all’assenza o alla sussistenza di un interesse privato collegato

E’ comunque indispensabile che i fatti siano di diretta conoscenza del segnalante e non siano stati riferiti da altri soggetti.

Procedure di segnalazione

Una volta ricevuta la segnalazione, il Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione comunica al segnalante (se non anonimo), entro il termine di 15 giorni lavorativi dalla presa in carico ,l’avvio del procedimento di esame:

• nel caso di infondatezza, il Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione comunica l’esito motivato e la conclusione del procedimento al segnalante;

• nel caso di segnalazione fondata, il Responsabile dei Sistemi Interni di Segnalazione procede ad informare il segnalante circa l’esito positivo delle indagini e contemporaneamente analoga comunicazione viene effettuata (tramite comunicazione separata) al segnalato. Nel corso del processo di analisi della segnalazione, il Responsabile SIS effettua la valutazione della segnalazione in termini di rilevanza e gravità della stessa.

Il Responsabile SIS informa tempestivamente la Direzione Aziendale nei casi in cui si siano verificate violazioni di particolari gravità, affinché si valuti l’eventuale adozione di provvedimenti decisionali e disciplinari di rispettiva competenza.

Obblighi di riservatezza e tutela del segnalante  – Tutela dell’anonimato

Al fine di evitare che il timore di subire conseguenze pregiudizievoli possa indurre a non segnalare le violazioni di cui trattasi, l’identità del segnalante (whisteblower) non può essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazioni, sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione. Fanno eccezione le ipotesi in cui sia configurabile in capo al segnalante una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o ai sensi dell’art. 2043 c.c., nonché le ipotesi in cui l’anonimato non sia opponibile per legge (quando, ad esempio, le informazioni siano necessarie per lo svolgimento di indagini penali, tributarie o amministrative, oppure per le ispezioni degli organi di controllo).

Divieto di discriminazione

I dipendenti che effettuano una segnalazione ai sensi del presente regolamento non possono essere sanzionati, licenziati o sottoposti ad alcuna misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati, anche solo indirettamente, alla segnalazione.

Whistleblowing procedure

What it is

In order to ensure an effective channel of communication between customers, suppliers, employees and the company for reports relating to the code of ethics, company regulations and gender equality policies, Stilnovo has established an Internal Reporting System and adopted a Whistleblowing platform.

How to report

The report is sent by the whistleblower to the SIS Manager:

• by post, in a sealed envelope, to Stilnovo – Servizio SIS, Località Andasso Strada Provinciale 75 per Giardinetto 1 15040 Castelletto Monferrato, for the attention of the SIS Manager. In this case, both anonymous and non-anonymous reports are possible;

• by sending it to the dedicated e-mail address SIS@Stilnovo-srl.com, which can be traced back to the SIS Manager.

In any case, the identity of the whistleblower will only be known to the SIS Manager, who guarantees its confidentiality, except in cases where the information is necessary for investigations or proceedings initiated by the judicial authorities following the report

• Using the Tag Whistleblowing feature integrated into the institutional website, https://whistleblowing.stilnovosrl.it, which leads to the reporting platform with the assignment of a serial number, allowing anonymous writers to check the progress of their report.

Content of the report

The reporting person must provide information useful for reconstructing the facts and ascertaining the validity of the report.  The report must contain the following information:

• personal details of the reporting person, including professional title, place of work and contact details (except in the case of anonymous reports);

• circumstances of time and place in which the event reported occurred;

• clear and complete description of the events reported;

• personal details or other information that allows the identification of the person or persons who committed the reported acts;

• any other persons who can report on the events reported and any documents that can confirm the validity of such events;

• any other information that may provide useful feedback on the existence of the reported facts;

• a statement by the reporter regarding the absence or existence of a related private interest.

In any case, it is essential that the facts are known directly by the reporter and have not been reported by other persons.

Reporting procedures

Once the report has been received, the Head of Internal Reporting Systems shall notify the reporter (if not anonymous) within 15 working days of taking charge of the report that the investigation process has been initiated:

• if the report is unfounded, the Head of Internal Reporting Systems will communicate the reasoned outcome and the conclusion of the procedure to the reporter;

• if the report is well-founded, the Head of Internal Reporting Systems will inform the reporter of the positive outcome of the investigation and, at the same time, a similar communication will be sent (via separate communication) to the reported party. During the report analysis process, the SIS Manager assesses the report in terms of its relevance and seriousness.

The SIS Manager promptly informs the Company Management in cases where particularly serious violations have occurred, so that the adoption of any decision-making and disciplinary measures within their respective competences can be assessed.

Confidentiality obligations and protection of whistleblowers  – Protection of anonymity

In order to prevent the fear of suffering prejudicial consequences from discouraging the reporting of violations, the identity of the whistleblower cannot be disclosed without their express consent, and all those who receive or are involved in the management of reports are required to protect the confidentiality of this information. Exceptions are cases where the whistleblower may be liable for slander and defamation under the provisions of the Criminal Code or under Article 2043 of the Civil Code, as well as cases where anonymity is not enforceable by law (when, for example, the information is necessary for criminal, tax or administrative investigations, or for inspections by supervisory bodies).

Prohibition of discrimination

Employees who make a report in accordance with these regulations may not be penalised, dismissed or subjected to any direct or indirect discriminatory measures affecting their working conditions for reasons related, even indirectly, to the report.